Diretrizes FELCA - GAELA
A FELCA, Federation of Education and Language Consultant, e a GAELA, Global Alliance of Education and Language Association, compartilham diretrizes profissionais do setor para suas empresas associadas, definindo responsabilidades claras para agentes e escolas, com o objetivo de fortalecer a transparência, a confiança e a responsabilidade na educação internacional.
O objetivo dessas diretrizes é proteger o bem-estar dos estudantes, aprimorar a experiência geral de estudar no exterior e fortalecer a colaboração entre a FELCA, a GAELA e seus membros.
Ao organizar diretrizes essenciais em categorias práticas para agentes, escolas e ações conjuntas, o documento oferece um framework comum para orientar a seleção de parceiros, a colocação de estudantes, a proteção (safeguarding), a comunicação e a garantia de qualidade.
Os quatorze pontos dessas diretrizes podem variar dependendo da idade dos estudantes, do país de destino e do tipo/duração do curso escolhido. Essas diretrizes são reconhecidas como boas práticas por escolas e agentes de qualidade e devem ser aplicadas.
Estas Diretrizes são aprovadas pelos membros da:
FELCA
- AASAA (Albânia)
- ARSAA (Argentina)
- ABELIO (Bélgica)
- BELTA (Brasil)
- ANEX (Colômbia)
- UNOSEL (França)
- FDSV (Alemanha)
- IALCA (Itália)
- JAOS (Japão)
- KAEA (Cazaquistão)
- AMTE (México)
- AREA (Rússia)
- ASEPROCE (Espanha)
- IECA (Taiwan)
- TIECA (Tailândia)
- UED (Turquia)
GAELA
- English Education Ireland (Irlanda)
- English New Zealand (Nova Zelândia)
- English South Africa (África do Sul)
- English UK (Reino Unido)
- English USA (Estados Unidos)
- FDSV (Alemanha)
- FEDELE (Espanha)
- Groupement FLE (França)
- IALC (Internacional) 🌍
- IH World Organisation (Internacional) 🌍
- Italian in Italy (Itália)
- Languages Canada (Canadá)
MANUAL DE BOAS PRÁTICAS PARA AGÊNCIAS E ESCOLAS (PORTUGUÊS)
Para Agentes e Escolas
Trabalhe com seus parceiros utilizando um acordo formal por escrito.
Isso ajuda a esclarecer o entendimento mútuo, a proteção e a responsabilidade pela manutenção de serviços de qualidade.
Para Agentes e Escolas
Escolha parceiros após se reunir com um tomador de decisão (presencialmente ou online); o parceiro deve ser confiável e credenciado ou afiliado a instituições ou autoridades relevantes, garantindo credibilidade e clareza em diferentes mercados.
Os agentes devem preferencialmente colaborar com escolas filiadas a uma associação nacional ou internacional reconhecida da aliança GAELA, enquanto as escolas devem preferencialmente colaborar com agentes filiados a uma associação nacional membro da FELCA.
Isso constrói confiança e confirma a confiabilidade, prevenindo falhas de comunicação e parcerias de baixa qualidade.
Para Agentes
Escolha a escola certa com base nas necessidades e no perfil do estudante.
Isso personaliza a experiência do estudante para maximizar os resultados de aprendizagem e a satisfação.
Para Escolas
Informe os agentes sobre a mistura de nacionalidades, idade média e disponibilidade de níveis de turma antes de confirmar uma reserva ou por meio de atualizações regulares.
Isso ajuda os agentes a orientar os estudantes de forma adequada e a escolher as matriculas de curso mais apropriadas.
Para Agentes
Informe os estudantes sobre o país de destino, principais diferenças culturais, comportamento esperado, como se comportar na acomodação escolhida e ofereça apoio emocional ou encaminhe para serviços de apoio caso o estudante se sinta ansioso ou sobrecarregado antes ou durante o programa.
Para Escolas
Forneça uma orientação detalhada na chegada sobre regras da escola, serviços de apoio, costumes locais e normas culturais. Forneça orientações claras sobre como se comportar de forma respeitosa em uma nova cultura e como se comportar na acomodação escolhida.
As escolas também devem oferecer e manter serviços de bem-estar e de aconselhamento acessíveis para estudantes que necessitem de apoio emocional ou social adicional.
Essa preparação conjunta e o apoio contínuo são essenciais para o bem‑estar do estudante, ajudando‑o a se adaptar mais rapidamente, evitar mal‑entendidos, sentir‑se mais confiante na vida cotidiana e aproveitar ao máximo as oportunidades acadêmicas, culturais e de crescimento pessoal oferecidas pela sua experiência internacional.
Para Agentes
Compartilhar o quanto antes com a escola informações pessoais essenciais sobre os estudantes, como número de passaporte ou documento de identidade, dados de contato, como número de celular e e‑mail, autorizações parentais, deficiências ou condições médicas, medicamentos prescritos (com cópias das receitas) e detalhes da apólice de seguro de viagem.
Os formulários também devem permitir que os estudantes indiquem seu gênero e nome de preferência.
Para Escolas
Informar aos agentes todas as informações necessárias para completar a inscrição e o registro do estudante.
Essas informações permitem que escolas e agentes se comuniquem com rapidez, ofereçam apoio personalizado, mantenham a segurança e cumpram exigências legais enquanto o estudante estiver no exterior.
Para Escolas
Fornecer aos agentes os números de telefone de emergência 24 horas da escola e, quando possível, da empresa de transfer.
Os números de contato de emergência da escola devem constar em todos os documentos relevantes.
Para Agentes
Repasse ao estudante os números de telefone de emergência 24 horas da escola e da empresa de transfer – caso o serviço tenha sido contratado – juntamente com o número de emergência 24 horas da agência.
Os números de contato de emergência da agência devem constar em todos os documentos relevantes.
Informe a escola o mais rápido possível sobre quaisquer atrasos ou cancelamentos de voos.
Isso garante a segurança do estudante e uma resposta rápida em caso de emergência, criando confiança e segurança.
Para Escolas
Organizar transfers de e para o aeroporto, se solicitado. Recomendado para estudantes juniores.
Fornecer aos agentes e estudantes o número de celular do motorista e da empresa de transporte, quando possível.
Fornecer instruções sobre como chegar à acomodação ou à escola, caso o estudante não reserve o transfer.
Isso facilita a logística de chegada e partida do estudante, reduzindo o estresse e melhorando a experiência geral.
Para Agentes
Orientar os estudantes a contratar um seguro‑viagem, incentivando‑os a escolher uma apólice que cubra taxas de cancelamento, e fornecer à escola a apólice de seguro e o respectivo número o mais rápido possível.
Isso protege os estudantes financeiramente e em termos de saúde em caso de eventos imprevistos no exterior.
Para Agentes
Verificar se o estudante está satisfeito com o curso e a acomodação durante a primeira semana e, posteriormente, pelo menos uma vez por mês e ao final do curso. Relatar qualquer problema à escola prontamente.
Para Escolas
As escolas devem informar as agências se um estudante não comparecer à escola no primeiro dia ou se surgirem problemas significativos.
As escolas podem enviar um breve feedback mensal à agência, se necessário.
Isso aborda proativamente os problemas desde cedo, reforçando o bem‑estar do estudante e prevenindo insatisfação.
Para Escolas
Monitorar semanalmente o progresso em sala de aula e mover os estudantes para níveis apropriados, conforme necessário.
Isso garante o desenvolvimento acadêmico e desafios adequados para otimizar a aprendizagem.
Para Escolas
É essencial contratar professores credenciados e qualificados, embora os requisitos de qualificação possam variar de país para país.
As escolas devem alinhar‑se às regulamentações nacionais e aos padrões reconhecidos do setor para manter flexibilidade, ao mesmo tempo em que preservam as expectativas de qualidade.
Instituições que possuem um selo de qualidade também devem garantir que os professores tenham a qualificação adequada.
Isso mantém altos padrões de ensino, apoiando a prestação consistente de educação de qualidade.
Para Agentes
Ajudar os estudantes a escolher a acomodação que melhor atenda às suas necessidades, entre opções como casas de família (com verificação policial para menores), residências estudantis, apartamentos compartilhados/privativos, etc.
Para Escolas
Selecionar opções de acomodação de boa qualidade, como casas de família (com verificação policial para menores), residências estudantis, apartamentos compartilhados/privativos etc., e auxiliar os estudantes em caso de problemas objetivos relacionados à acomodação.
Isso proporciona ambientes de moradia seguros e confortáveis, que são essenciais para o bem‑estar do estudante.
Para Agentes e Escolas
Reconhecer que atividades extracurriculares bem organizadas são parte integrante da experiência de aprendizagem.
Isso apoia a prática do idioma e a imersão cultural fora da sala de aula, enriquecendo a experiência geral.
Para Agentes e Escolas
Enviar um questionário de feedback ao final do curso e compartilhar as respostas relevantes com a escola/agente parceiro.
Para Escolas
Ter um procedimento de reclamações e também um mediador, se for obrigatório no país em que a escola está localizada.
Isso reúne feedback valioso para melhoria contínua e mensuração da satisfação dos estudantes, além de ajudar estudantes que encontrem dificuldades.
BEST PRACTICE GUIDELINES FOR AGENCIES AND SCHOOLS (ENGLISH)
For Agents and Schools
Work with your partners under a written agreement.
This helps to clarify mutual understanding, protection and responsibility for maintaining quality services.
For Agents and Schools
Choose partners after meeting a key decisionmaker (in person or online); the partner should be reliable and accredited or affiliated with relevant institutions or authorities, for credibility and clarity in different markets.
Agents should preferably collaborate with schools affiliated with a recognised national or international association of the GAELA alliance, while schools should preferably collaborate with agents affiliated with a national FELCA association.
This builds trust and confirms reliability, preventing miscommunication and poor quality partnerships.
For Agents
Choose the right school based on the student’s needs and profile.
This personalises the student’s experience to maximize learning outcomes and satisfaction.
For Schools
Inform agents about the mix of nationalities, average age and availability of class level before confirming a booking or with regular updates.
This helps agents to advise students appropriately and choose the suitable course placements.
For Agents
Inform the students about the destination country, key cultural differences, expected
behaviour, how to behave while living in the chosen accommodation, offer emotional
support or refer them to support services if the student feels anxious or overwhelmed
before or during the program.
For Schools
Provide in depth orientation upon arrival on school rules, support services, local customs
and cultural norms. Provide clear guidance on how to behave respectfully in a new culture,
how to behave while living in the chosen accommodation. Schools should also provide
and maintain accessible welfare and counseling services for students who need extra emotional
or social support.
This shared preparation and ongoing support are essential for the student’s well-being,
helping them to adapt more quickly, avoid misunderstandings, feel more confident in
everyday life, and reap the maximum benefit from the academic, cultural, and personal
growth opportunities offered by their international experience.
For Agents
Sharing as soon as possible with the school essential personal information about students
such as passport or ID number, contact details such as mobile phone number and email
address, parental consents, disabilities or medical conditions, prescribed medications
(with copies of prescriptions), and travel insurance policy details. Forms should also
allow students to specify their gender and preferred name.
For Schools
Inform agents of all required information needed to complete a student’s application and records.
This information enables schools and agents to communicate quickly, provide personalised
support, maintain safety and meet legal requirements while the student is abroad.
For Schools
Provide agents with the 24/7 emergency phone numbers for the
school and, when possible, transfer service company. School emergency
contact numbers should appear on all relevant documents.
For Agents
Pass to the student the 24/7 emergency phone numbers of
the school and transfer service company – if the service has been
booked – along with the agency’s 24/7 emergency number.
The agent’s emergency contact numbers should be listed on all
relevant documents. Inform the school as soon as possible of any flight delays
or cancellations.
This guarantees student safety and rapid response in case of
emergency, creating trust and security.
For Schools
Arrange transfers from and to the airport if required. Recommended
for junior students. Provide agents and students the mobile phone number of the driver
and transport company when possible.
Provide directions on how to reach the accommodation, or the school if a student does not book
the transfer.
This facilitates student arrival and departure logistics, reducing
stress and improving the overall experience.
For Agents
Advise students to take out a travel insurance, encourage students to choose
a policy that covers cancellation fees, and provide the school with the insurance policy
and number as soon as possible.
This protects students financially and medically in case of unforeseen events
abroad.
For Agents
Check that the student is satisfied with course and accommodation during the first
week and, subsequently, at least monthly after and at the end of the course. Report
any problem to the school promptly.
For Schools
Schools should inform agencies if a student does not show up for school on the first
day or if significant problems arise. Schools might send a brief monthly update to the
agency, if necessary.
This proactively addresses issues early on, enhancing student well-being and
preventing dissatisfaction.
For Schools
Monitor weekly progress in class and move students to appropriate levels as needed.
This ensures academic growth and appropriate challenges to optimize learning.
For Schools
It is essential to hire accredited and qualified teachers, although qualification
requirements may vary from country to country. Schools should align themselves
with national regulations and recognized sector standards to maintain flexibility while
upholding quality expectations.
Institutions holding a quality label must also ensure that teachers have the appropriate qualification.
This maintains high teaching standards, supporting the consistent delivery of
quality education.
For Agents
Assist students in choosing the accommodation that best suits their needs,
from homestays (police-checked for minors), residences, shared/private flats, etc…
For Schools
Select good quality accommodation options, such as homestays (police checked
for minors), residences, shared/ private flats, etc., and assist students in
the event of objective problems relating to accommodation.
This provides safe and comfortable living environments, which are essential for the
well-being of the student.
For Agents and Schools
Recognise that well-organized after-school activities are an integral of the learning experience.
This supports language practice and cultural immersion outside the classroom,
enhancing the overall experience.
For Agents and Schools
Send a feedback questionnaire at the end of the course and share the relevant responses
with the partner school/agent.
For Schools
Have a complaints procedure and also a mediator, if mandatory in the country where
the school is located.
This gathers valuable feedback for continuous improvement and measurement
of student satisfaction, and helps students who encounter difficulties.
POR QUE CONTRATAR
SEU INTERCÂMBIO
POR UMA AGÊNCIA BRASILEIRA?
POR UMA AGÊNCIA BRASILEIRA?
1. A instituição possui representante ou presença legal no Brasil?
Sem isso, presença legal com CNPJ operando no Brasil, uma contratação direta com escolas no exterior pode deixá-lo sem a proteção do Código de Defesa do Consumidor, sem Cadastur que é o sistema de registro obrigatório para quem atua com viagens, garantindo que operem legalmente, e sem apoio dos órgãos brasileiros.
2. Está pensando em assinar contrato direto com uma escola estrangeira?
Contratos internacionais seguem a lei do país da escola, e não a brasileira. Regras de cancelamento, multas, reembolsos e suporte podem ser menos favoráveis, e disputas são mais difíceis de resolver.
3. Anúncios em português significam operação no Brasil?
Não. Marketing segmentado não torna a escola uma empresa brasileira. As obrigações continuam sendo estrangeiras.
4. Quem te apoia antes, durante e depois da viagem?
A escola no exterior não faz orientação documental, como questões de vistos, passagens aéreas, seguro necessários, câmbio, pagamentos internacionais, suporte emergencial ou acompanhamento contínuo. A agência brasileira faz.
5. Sabia que contratar no Brasil garante proteção total do Código de Defesa do Consumidor?
Com a agência, o contrato é brasileiro e você tem acesso a Procon, Senacon, Justiça brasileira e suporte especializado.
6. Quer segurança real e suporte contínuo?
A agência valida escolas, orienta decisões, acompanha no pré-embarque e resolve problemas onde é possível: no Brasil.
INTERCÂMBIO É GLOBAL. SUA SEGURANÇA COMEÇA NO BRASIL!
Conheça as agências Selo Belta
Para contar com o título de Agência Selo Belta, as associadas recebem treinamentos e seguem um rígido padrão de excelência estabelecido pela Belta, visando sempre o bem-estar do estudante. Acompanhamos feedbacks sobre qualidade e exigimos o cumprimento de nosso código de ética, como premissas à manutenção da agência como uma associada, preservando sempre as condutas e imagem da entidade. Também prestamos orientação jurídica aos nossos membros e incentivamos a participação em feiras internacionais, além de, entre outros atrativos, oferecer um trabalho de assessoria de imprensa e comunicação.
São cerca de mais de 300 agências especializadas em educação internacional com Selo Belta em todo o país, que representam 70% do mercado nacional e são reconhecidas no mercado mundial pela excelência dos serviços.
